Claves para dar la mejor presentación de su vida

¿Tiene que dar una presentación en su empresa y no sabe cómo prepararse? Harvard Business Review brinda aquí unos consejos para lucirse ante sus colegas.

Hace poco más de un año, en un viaje a Nairobi, Kenia, unos colegas y yo conocimos a un chico Masai de 12 años de edad, de nombre Richard Turere, quien nos contó una historia fascinante, recuerda Chris Anderson en un artículo publicado por Harvard Business Review.

Su familia cría ganado en el límite de un gran parque nacional, y uno de sus mayores retos es proteger a los animales de los leones, especialmente por la noche.

Desde temprana edad, Richard mostró gran interés por la electrónica, aprendiendo muchas cosas por sí mismo, por ejemplo, al desarmar la radio de sus padres.

Haciendo uso de esa experiencia, él ideo un sistema de luces que se encienden y apagan en secuencia para crear una sensación de movimiento que lo ayudó a ahuyentar a los leones del establo de su familia y luego en otros pueblos de Kenia.

La historia era inspiradora y digna de una gran audiencia como la de la popular conferencia TED, pero Richard era muy tímido y su inglés era dubitativo para dar una charla frente a 1,400 personas acostumbradas a oír a oradores como Bill Gates, Sir Ken Robinson, y Jill Bolte Taylor.

Pero la historia de Richard era tan convincente que lo invitamos a hablar, comenta Anderson, quien es uno de los organizadores del evento. En los meses previos a la conferencia del 2013, trabajamos con él para enmarcar su historia, para encontrar el lugar adecuado donde comenzar, y para desarrollar una línea sucinta y lógica de los acontecimientos.

Gracias a su invento, Richard ganó una beca para una de las mejores escuelas de Kenia, y allí tuvo la oportunidad de practicar la charla varias veces en frente de una audiencia en vivo.

Era fundamental que Richard gane confianza hasta el punto de hacer resaltar su personalidad. Cuando finalmente dio su charla en TED, en Long Beach, se notaba que estaba nervioso, pero eso solo lo hizo más encantador, y consiguió la atención de las personas. La confianza estaba allí, y cada vez que Richard sonrió, la audiencia se derritió. Cuando terminó su presentación, la respuesta fue instantánea: una ovación de pie.

Desde la primera conferencia TED, hace 30 años, hemos tenido una amplia gama de oradores desde políticos, músicos y personalidades de la televisión que se siente muy a gusto frente a una multitud hasta académicos, científicos y escritores menos conocidos, que se sienten incómodos dando presentaciones.

Con los años, hemos tratado de desarrollar un proceso para ayudar a los presentadores sin experiencia a enmarcar, practicar, y dar charlas que la gente disfrute ver. Por lo general se comienza de seis a nueve meses antes del evento, y consiste en ciclos de elaboración (y revisión) de un guión, ensayos repetidos, y un montón de ajustes.

Sobre la base de esta experiencia, estoy convencido de que es muy posible asesorar a cualquier persona para que brinde una buena charla. En cuestión de horas, el contenido y la forma de expresarlo del orador pueden pasar de ser confuso a fascinante.

Y si bien la experiencia de mi equipo se ha centrado en el formato más corto de TED de 18 minutos o menos, las lecciones que hemos aprendido son sin duda útiles para otros presentadores-ya sea un CEO haciendo un road show sobre una salida a la bolsa, un gerente que lanza un nuevo producto o un startup dando un discurso frente a inversionistas.

Enmarque su historia.
No podrá dar una buena charla si no tiene algo de lo que valga la pena hablar. Conceptualizar y enmarcar lo que quiere decir es la parte más importante de la preparación.

Si encuadra la charla como un viaje, las decisiones más importantes son pensar por dónde empezar y dónde terminar. Para encontrar el punto de inicio adecuado, tenga en cuenta lo que la audiencia ya sabe sobre su tema y cuanto les importa.

Si asume que la audiencia tiene más conocimiento o interés del que tienen, o si comienza a usar jerga o un lenguaje demasiado técnico, perderá su atención. Los oradores más cautivadores hacen un trabajo excelente al presentar rápidamente el tema, explicando por qué se preocupan tan profundamente sobre ello, y convenciendo a los miembros de la audiencia que ellos deberían hacer lo mismo.

Muchas de las mejores charlas tienen una estructura narrativa que sigue vagamente una historia de detectives. El orador comienza presentando un problema y luego describe la búsqueda de una solución. Esto logra un momento “¡aja!”, y la perspectiva de la audiencia cambia de una manera significativa.

Planifique su forma de hablar.
Una vez que tenga su encuadre, es momento de centrarse en su forma de hablar. Hay tres formas principales para ofrecer una charla. Puede leerlo directamente desde un script o unteleprompter. Puede desarrollar un conjunto de viñetas que resuman lo que va a decir en cada sección en lugar de escribir todas las palabras. O puede memorizar su charla, lo cual implica ensayar hasta el punto en el que interiorice cada palabra.

Mi consejo: No lea y no utilice teleprompter. Por lo general se encuentra muy lejos –las personas sabrán que usted está leyendo. Y tan pronto como se den cuenta, la forma en que reciban su charla cambiará. De repente, su conexión íntima se evapora, y todo se sentirá mucho más formal.

Generalmente proscribimos enfoques de lectura de cualquier tipo en TED, aunque hicimos una excepción hace unos años para un hombre que insistió en usar un monitor. Creamos una pantalla en la parte posterior de la sala, con la esperanza de que el público no se diera cuenta.

Al principio, habló de forma natural. Pero pronto se puso tenso, y se sintió esa horrible sensación de ansiedad pasar por el público cuando la gente se dio cuenta, “¡Oh, no, está leyéndonos!” Eran grandes palabras, pero la charla obtuvo una mala calificación.

Muchos de nuestros mejores y más populares oradores enTED han memorizado palabra por palabra. Si va a dar una charla importante y tiene el tiempo para hacerlo, es el mejor camino a seguir. Pero no hay que subestimar el trabajo que implica. Una de nuestros oradores más memorables fue Jill Bolte Taylor, investigadora cerebral que sufrió un accidente cerebrovascular.

Habló de todo lo que aprendió durante los ocho años que le tomó recuperarse. Después de elaborar su historia y practicar muchas horas a solas, ella ensayo su charla docenas de veces en frente de una audiencia para asegurarse de que lo sabía.

Desarrolle su presencia escénica.
Para los oradores menos experimentados, el acto físico de estar en el escenario puede ser la parte más difícil de dar una presentación, pero las personas tienden a sobreestimar su importancia. Conseguir las palabras, la historia, y la sustancia correcta es un determinante mucho más grande de éxito o fracaso de cómo usted está parado o si está visiblemente nervioso. Y cuando se trata de presencia escénica, un poco de entrenamiento puede ayudar muchísimo.

El error más grande que vemos en los primeros ensayos es que las personas mueven sus cuerpos demasiado. Se mecen de un lado a otro, o cambian su peso de una pierna a la otra. Las personas hacen esto de forma natural cuando están nerviosas, pero es molesto y hace que el hablante parezca débil.

Simplemente conseguir que una persona mantenga la parte inferior de su cuerpo sin movimiento puede mejorar dramáticamente su presencia escénica. Hay algunas personas que son capaces de caminar alrededor de un escenario durante una presentación, y eso está bien si es algo natural. Pero a la gran mayoría le resulta mejor quedarse parado y hacer gestos con las manos para enfatizar.

Quizás el acto físico más importante en el escenario es hacer contacto visual. Encuentre cinco o seis personas amigables en diferentes partes de la audiencia y mírelas a los ojos mientras habla. Piense en ellos como amigos que no ha visto hace un año, y que hoy los ha traído a su trabajo. Ese contacto visual es increíblemente poderoso, y le ayudará mucho en su charla. Incluso si usted no tiene tiempo para prepararla y tiene que leer un guión, mirar hacia arriba y hacer contacto visual hará una gran diferencia.

Elabore material multimedia.
Con tanta tecnología a nuestra disposición, se puede sentir casi obligatorio el uso de, como mínimo, diapositivas en la presentación. Hasta ahora, la mayoría de personas han escuchado los consejos para usar el PowerPoint: Debe ser sencillo; no utilice un conjunto de diapositivas como un sustituto de notas; y no repetir las palabras que se encuentran en la diapositiva en voz alta.

No sólo es recitar las diapositivas, una variación del problema del teleprompter “Oh, no, ¡ella está leyéndonos, también!”, sino que la información es interesante sólo una vez, y escuchar y ver las mismas palabras se siente repetitivo. Este consejo puede parecer universal, pero vaya a cualquier empresa y verá presentadores que hacen caso omiso a este punto todos los días.

La mayoría de los mejores oradores TED no utilizan diapositivas, y muchas charlas no las requieren. Si tiene fotos o ilustraciones que hacen que el tema cobre vida, entonces sí, muéstrelas. Si no, considere hacerlo sin estas, al menos en algunas partes de la presentación. Y si usted va a utilizar diapositivas, vale la pena explorar las alternativas al PowerPoint.

Por ejemplo, TED ha invertido en la empresa Prezi, que hace un software de presentación que retrata un paisaje bidimensional con una vista panorámica. En lugar de una secuencia de imágenes planas, puede moverse por el paisaje y acercarse si es necesario. Si se usa adecuadamente, estas técnicas pueden aumentar drásticamente el impacto visual de una charla y realzar su significado.

Artistas, arquitectos, fotógrafos y diseñadores tienen mayor oportunidad de utilizar elementos visuales. Las diapositivas pueden ayudar a la estructura y al ritmo de una charla así como ayudar a los oradores a no perderse en la jerga o el lenguaje excesivamente intelectual. He visto grandes presentaciones en las que el artista o el diseñador ponen diapositivas en un temporizador automático para que la imagen cambie cada 15 segundos.

También he visto presentadores que dan una charla acompañados de un video, y hablan junto con este. Eso puede ayudar a sostener el impulso. La charla TEDaltamente visual del diseñador industrial Ross Lovegrove, por ejemplo, utiliza esta técnica para llevar al público a lo largo de un viaje creativo notable.

Sumando todo.
Empezamos a ayudar a los oradores a preparar sus charlas con seis (o más) meses de antelación por lo que van a tener mucho tiempo para practicar. Buscamos que las personas tengan su charla aprendida, al menos, un mes antes del evento. Cuanto más practiquen en las últimas semanas, mejores resultados obtendrán. Lo ideal es que practiquen la charla por su cuenta y en frente de una audiencia.

La parte difícil de ensayar una presentación frente a otras personas es que se sentirán obligadas a ofrecer comentarios y críticas constructivas. A menudo, los comentarios de diferentes personas variarán o entrarán en conflicto directo.

Esto puede ser confuso o incluso paralizante, esta es la razón por la que es importante ser exigente respecto a la gente que utilice como una audiencia de prueba, y a quienes usted invitó a hacer comentarios. En general, cuanto más experiencia tenga una persona como presentador, mejor es la crítica que él o ella puede ofrecer.

La cosa más importante que debe recordar es que no hay una buena manera de hacer una charla. Las charlas más memorables ofrecen algo nuevo, algo que nadie ha visto antes. Las peores son aquellas que se sienten formulistas.

Así que no solo tome en cuenta los consejos que he ofrecido aquí. Tome la mayor parte, por supuesto. Pero haga los suyos también. ¿Sabe lo que lo que lo distingue a usted y a su idea?. Juegue con sus puntos fuertes y dé una charla que sea verdaderamente auténtica para usted.